Как подготовиться к съёмке конференции: чек-лист для организаторов
Подготовка к съёмке конференции — это 70% успеха всего проекта. Проверено на 500+ мероприятиях: когда организаторы заранее продумывают локацию, список интервью и технические моменты, съёмка проходит без накладок. Когда подготовка хаотичная — команда теряет время, упускаются важные кадры, сроки монтажа срываются.
А вы замечали, как мелкие недочёты накапливаются? Забыли составить список VIP-гостей для интервью — упустили главного спикера. Не согласовали дресс-код — операторы в джинсах на деловом мероприятии. Не проверили Wi-Fi — прямая трансляция сорвана. Разберём, что нужно сделать за 2 недели, неделю и день до события, чтобы получить идеальный материал. Профессиональная видеосъёмка конференций начинается именно с правильной подготовки — каждая деталь имеет значение.
Почему подготовка критична для качества съёмки
Давайте разберём на конкретном примере. Клиент заказал съёмку форума на 300 человек, но не предупредил, что в зале нет доступа к электричеству для камер. Узнали за час до старта — пришлось работать на аккумуляторах. Результат: батареи сели на середине ключевого доклада, часть материала потеряна. Репутационный ущерб огромный.
На практике 90% технических проблем возникают из-за недостаточной подготовки. Например, для банка ВТБ организовали форум — координатор встретил команду за 2 часа, показал все зоны, проверил розетки. Результат: съёмка прошла идеально, ни одного сбоя, материал сдали через 5 дней.
Без накладок
Команда работает по плану
Все кадры
Ничего не упущено
Сроки
Монтаж вовремя
Репутация
Профессиональный подход
За 2 недели до съёмки: стратегическая подготовка
Честно говоря, этот этап самый важный — именно здесь закладывается фундамент. Две недели — оптимальный срок для согласования всех деталей без спешки. Кстати, клиенты, которые начинают подготовку за 2 недели, получают материал на 30% быстрее — меньше правок, меньше накладок.
✓ Определить цель съёмки
Что нужно на выходе: архив для внутреннего использования, промо-ролик для соцсетей, материал для инвесторов? От цели зависит формат съёмки, количество камер, стиль монтажа. Например, для архива достаточно 2 камер и статичной картинки, для промо нужны 3-5 камер и динамичные ракурсы.
✓ Составить список VIP-участников
Кто из спикеров и гостей критичен для съёмки? К слову, мы рекомендуем выделить 5-7 человек, с которыми обязательно нужно взять интервью. Это помогает операторам расставить приоритеты и не упустить ключевых персон в толпе.
✓ Забронировать локацию для интервью
Отдельная комната для интервью — must have. Тихая зона, нейтральный фон, хорошее освещение. Если такой нет — ищем место в кулуарах, где меньше шума. Для Роскосмоса организовали зону интервью в backstage — тихо, брендированный фон, результат идеальный.
✓ Согласовать доступ к электричеству
Нужно минимум 4 розетки в зоне съёмки: 2 для камер, 1 для света, 1 для звука. Если розеток нет — заказываем удлинители заранее. Представьте: батареи сели в середине доклада главного спикера — материал потерян навсегда.
✓ Проверить интернет (если нужна трансляция)
Минимум 20 Мбит/с на загрузку (upload). Тестируем через speedtest.net, результат скриним и отправляем команде. Если скорость ниже — придётся заказывать выделенный канал у провайдера или использовать резервный 4G модем.
За неделю до съёмки: тактическая подготовка
На практике именно на этом этапе многие клиенты расслабляются — думают, что всё уже готово. Но здесь важно закрыть все мелкие детали, которые могут сорвать съёмку. Например, забыли оформить пропуска — команда застряла на входе на 40 минут, пропустили первый доклад.
Подготовить вопросы для интервью: согласовать с экспертами, какие темы обсуждать. Заготовленные вопросы экономят время — интервью занимает 3-5 минут вместо 10-15. Спикеры тоже ценят подготовку — не тратят время на раздумья.
Согласовать дресс-код: если мероприятие деловое (костюмы) — операторы тоже приезжают в костюмах. Если casual — джинсы и рубашки. Команда не должна выделяться. Для форума банкиров наша команда была в строгих костюмах — никто даже не заметил съёмку.
Оформить пропуска для команды: имена, паспортные данные отправляем за неделю. Если пропуски не готовы — съёмочная группа застрянет на входе. Для Технодинамики оформили пропуска за 10 дней — команда зашла без задержек, начали подготовку вовремя.
Предупредить участников о съёмке: анонс в программе мероприятия ("Ведётся видеозапись") + напоминание ведущего в начале. Люди должны знать, что их снимают — это юридическое требование и вопрос этики.
Синхронизировать тайминг: получить финальную программу с точным расписанием. Команда должна знать, когда начинается главный доклад, когда брейк, когда панельная дискуссия. Изменения в программе — сразу в общий чат с командой.
За день до съёмки: финальная проверка
Представьте: завтра съёмка, команда готова, оборудование упаковано. Но есть 5 пунктов, которые нужно проверить за 24 часа до старта — это защита от форс-мажоров. Знаете, сколько проектов срывалось именно на этом этапе? Десятки. Потому что не проверили парковку, не уточнили лифт, не подтвердили контакт координатора.
✓ Подтвердить контакт координатора на площадке
Имя, телефон, время приезда команды. Координатор встречает у входа и показывает локацию. Без координатора команда теряет 30-60 минут на поиски нужных людей и помещений.
✓ Проверить погрузку оборудования
Есть ли лифт для подъёма техники? Можно ли подъехать к загрузочной зоне? Если нет — команда приезжает на 30 минут раньше. У нас было: несли оборудование на 5 этаж без лифта — потеряли час.
✓ Уточнить парковку
Где оставить машину с оборудованием на весь день? Нужен ли пропуск на парковку? Клиент забыл про парковку — команда 40 минут искала место, начали съёмку с опозданием.
✓ Напомнить VIP-гостям об интервью
Отправить SMS или сообщение в мессенджер: "Завтра после доклада попросим 3 минуты для интервью". Люди не забудут и будут готовы. Без напоминания 50% спикеров забывают об интервью и уходят сразу после выступления.
✓ Создать чат с командой
Telegram-группа: координатор + режиссёр съёмки + event-менеджер. Любые изменения в программе — сразу в чат. Это спасло десятки проектов: спикера перенесли на час раньше, написали в чат, операторы успели перестроиться.
В день съёмки: что делать утром
Например, на съёмке для Ростеха координатор встретил команду за 2 часа до старта, показал все зоны, провёл по локациям. Результат: за час успели расставить камеры, проверить звук, протестировать свет. К началу мероприятия всё было готово — ни одного технического сбоя за 6 часов съёмки.
Что важно сделать утром:
Встретить команду
За 2 часа до старта. Провести по локации, показать розетки, зону интервью, технические помещения.
Предупредить охрану
Операторы ходят с камерами — охрана должна знать, что это команда, а не случайные люди.
Синхронизация
Финальное согласование: есть ли изменения в программе? Отменили ли кого-то из спикеров?
Типичные ошибки организаторов
К слову, за 17 лет мы собрали коллекцию типичных ошибок, которые повторяются из проекта в проект. Вот топ-5 самых частых:
Забыли про парковку: команда 40 минут искала место для машины с оборудованием. Начали съёмку с опозданием, пропустили первый доклад. Потеряли материал с приветственной речи директора.
Не предупредили об изменениях: главного спикера перенесли с 11:00 на 15:00, команду не уведомили. Операторы ушли на обед — упустили кадры. Пришлось просить запись с телефона участника.
Не проверили интернет: обещали 50 Мбит/с, по факту оказалось 3 Мбит/с. Трансляция не пошла, пришлось отменять онлайн-аудиторию на 500 человек. Репутационный ущерб огромный.
Не оформили пропуска: охрана не пустила команду, пока не позвонили организатору. Потеряли 30 минут на входе. Начали расстановку камер в спешке — упустили оптимальные точки съёмки.
Не согласовали дресс-код: мероприятие строгое (форум для банкиров), операторы пришли в футболках и кроссовках. Выглядело непрофессионально, клиент был недоволен. Пришлось извиняться и объяснять ситуацию.
Нужна помощь с подготовкой к съёмке?
Мы берём организацию на себя: составим чек-лист, согласуем все детали, проведём съёмку без накладок.
Часто задаваемые вопросы
Оставьте заявку на сайте или звоните: +7 (495) 970-90-77
